Inventuren sind vom Gesetzgeber vorgeschrieben und zählen zu den mühseligen Aufgaben des Geschäftslebens. Für den flüssigen und sauberen Ablauf einer Inventur ist eine ordentliche Vorbereitung von großer Bedeutung. Längerfristig lohnt es sich im Vorfeld Kleinigkeiten vorzubereiten und nötige Hilfsmittel zu überprüfen und rechtzeitig bereitzustellen.

Was muss bei einer Inventur erfasst werden?

Inventuren werden in unterschiedlichen Verfahren durchgeführt. Üblich sind hierbei Stichtagsinventuren, permanente Inventuren und verlegte Inventuren. Sollte sich der Eigner des Unternehmens ändern oder das Geschäftsjahr verlegt werden, fallen Zwischeninventuren an. In den meisten Fällen werden für diese Zeiträume Hilfskräfte hinzugezogen, um den Ablauf der Inventur zu beschleunigen.

Bei einer Inventur wird das planmäßig vorhandene Inventar überprüft. Dies bedeutet, dass alle mobilen und unbeweglichen Güter kontrolliert und erfasst werden. Große Maschinen und Anlagen, Bürostühle, Rollcontainer, Bohrmaschinen und viel mehr müssen mit der Anlagenbuchhaltung verwaltet werden. Besonders kleinere Geräte oder Mobiliar stehen jedoch nicht immer am selben Fleck. So geht bei der Inventur dann auch mal das große Suchen los. Zwar ist dies ein unweigerlicher Bestandteil jeder Inventur, doch es gibt diverse Verfahren, um diesen Aufwand zu minimieren.

Gute Vorbereitung: So wichtig wie die Inventur selbst

Die Überprüfung aller Bestände von Artikeln und anderen Wirtschaftsgütern ist ein jährlich wiederkehrender Prozess. Bei diesem liegt oft das gesamte Unternehmen still, was einen großen Kostenaufwand bedeutet. Es ist bei vielen Firmen üblich, die Inventur ab Abend und durch die Nacht zu erledigen, da in dieser Zeit ohnehin keine Arbeiten behindert werden.

Logistische Lagersysteme sind grundlegende Bausteine für eine schnelle und effektive Inventur. Sie schützen vor doppelten Erfassungen und reduzieren die Fehlerquote. Die permanente Inventur wird von sehr vielen Unternehmen genutzt, um den Vorgang zu beschleunigen und zu vereinfachen. Für einen idealen Umgang mit diesem Verfahren empfiehlt sich der Einsatz von ERP-Systemen und anderen digitalen Erfassungsgeräten. Es ist nicht nötig, für die gesamte Bestandsaufnahme eine einheitliche Inventurmethode anzuwenden. Mehrere Methoden sind gestattet, wenn die Bedingungen hierfür stimmen. In Großunternehmen werden moderne Computerprogramme speziell für die Bestandsführung eingesetzt, welche die Inventur weiter erleichtern.

Klare Lagerkennzeichnung erleichtert die Inventur

Die regelmäßige Durchführung von Inventuren sorgt für wichtige Informationen über die Lagerbestände. So können eventuelle Knappheiten rechtzeitig erkannt und Überbestände abgebaut werden. Auch beschädigte oder abgelaufene Güter können identifiziert und aussortiert werden. Mittels Preiskorrekturen lassen sich Ladenhüter abverkaufen. Für die Durchführung einer ordentlichen Lagerkennzeichnung gibt es verschiedene Methoden.

Lagersysteme ohne Einsatz von digitalen Hilfsmitteln können effizient sein und sind vor allem bei kleinen Unternehmen sinnvoll. Hier empfiehlt es sich, mit eindeutigen Beschriftungen zu arbeiten und ein sinnvolles Ordnungssystem für Lagerplätze anzulegen. Klar identifizierbare Lagerbeschriftungen helfen Mitarbeitern, die Lagerbestände noch händisch erfassen, bei der Orientierung. Diese sollten beim Erfassen der Artikel ein sinnvolles Zählsystem (von oben nach unten oder von rechts nach links) anwenden. Handgeschriebene Listen müssen vollständig, gegengezeichnet und gut leserlich sein. Denn wurde der Lagerbestand nicht ordnungsgemäß in den Büchern geführt, kommt es schnell zu Inventurdifferenzen und es beginnt die Fehlersuche.

Wer vollautomatische Lagersysteme nutzt hat es deutlich leichter mit der Bestandsaufnahme. Auch eine durchdachte Kennzeichnung des Lagers mit Barcodes, Lager- oder EDV-Etiketten können mit digitalen Lesegeräten einfach an Lagerplätzen angebracht und digital verwaltet werden. Dies hat den Vorteil, dass Bestände zentral von einem Computersystem fehlerfrei geführt werden.

Mehr Struktur und Ordnung mit Inventaretiketten

Ein äußerst effektives Hilfsmittel für die Verwaltung von Lagerbeständen stellen Inventaretiketten dar. Diese besitzen eine eigene Nummerierung und können auf die Bedürfnisse der jeweiligen Unternehmen zugeschnitten werden. Dies ist vor allem dann nötig, wenn Waren keine eindeutige Einreihung möglich machen. Nicht jede Warengruppe besitzt EAN-Codes oder ISBN-Nummern, welche einfache Zuordnungen möglich machen. Eindeutig beschriftete und auf die Ansprüche des Unternehmens angepasste Inventaretiketten bieten eine individualisierbare und effiziente Form der Lagerbeschriftung und lassen sich auch einfach selbst mit fortlaufenden Nummern beschriften oder mit Barcodes bedrucken. Inventurhelfer scannen beispielsweise den Barcode ab, sodass die Auszählung und Dokumentation elektronisch ablaufen. Damit vermeidet ein Unternehmen gleichzeitig Auszählungs- und Dokumentationsfehler. Für eine eindeutige Kennzeichnung der Labels eignet sich ein eigener Etikettendrucker, beispielsweise von der Marke Dymo und dazu passende Dymo Labels. Damit können Sie Ihre Etiketten schnell und individuell mit Jahreszahlen, EAN-Nummern, Strichcodes oder andere Inventur-Informationen ausschildern.